Trotzdem erhalten alle Versicherungsagenten eine ähnlich intensive Betreuung durch die Vertriebsabteilungen der Assekuranzen. Mit der Konzentration der Vertriebsunterstützung auf die Vermittler, die in der Kundenakquise erfolgreich sind, könnten die Versicherer bis zu 40 Prozent ihrer Verwaltungskosten für die Betreuung des Außendienstes einsparen, so eine Einschätzung von Markus Spieleder von Steria Mummert Consulting. Die Versicherungsbranche hat den Nachholbedarf bei der Betreuung ihrer Vertriebspartner erkannt.

Künftig planen die Assekuranzen, den Service durch den Innendienst stärker auf Vermittler zu fokussieren, die bei der Kundenberatung bessere Ergebnisse erzielen als andere. Die Idee: eine differenzierte Betreuung des Außendienstes. Vermittler, die sich häufiger um ihre Kunden kümmern, werden beispielsweise mehrmals im Monat persönlich von ihrem Außendienstbetreuer besucht, weniger aktive Mitarbeiter dagegen nicht mehr. Diese erhalten Informationen zukünftig per E-Mail oder über Online-Portale. Hierfür investieren die Assekuranzen in eine automatisierte Vertriebsunterstützung für die weniger profitablen Vermittler. Dabei setzen die Versicherer verstärkt auf den Einsatz von Informationstechnologie.

Weiteres Potenzial für eine kostenschonendere Betreuung sehen die Versicherer bei der Auswertung von Vermittlerdaten: Die Vertriebsabteilungen sammeln zwar Umfeldinformationen über ihre Partner, diese werden allerdings im Management häufig nicht systematisch genutzt. Viele verzichten bislang auf technische Unterstützung zur Steuerung der Außendienstbetreuung.

Auch die Arbeitsabläufe im Vertrieb kommen auf den Prüfstand: Mehr Effizienz versprechen sich die Assekuranzen schon bei der Auswahl neuer Vertriebspartner. Diese erfolgt bisher in der Regel nur durch die Abfrage formaler Voraussetzungen. Zudem ist das Aufnahmeprozedere bei vielen Versicherungsunternehmen weder inhaltlich noch strukturell standardisiert.

Die Einteilung der Vermittler in Gruppen richtet sich nur nach rein betriebswirtschaftlichen Kennzahlen: So genannte weiche Faktoren, wie beispielsweise die Beziehung des Vermittlers zu seinen Kunden, Loyalität gegenüber dem Versicherer oder Kompetenz, werden bei der unterschiedlichen Betreuung der Außendienstmitarbeiter berücksichtigt. Regelmäßiges Aufzeigen des Mehrwerts einer intensiven Betreuung soll die Bindung zum Versicherungsunternehmen erhöhen. Die Auswirkungen der EU-Vermittlerrichtlinie und der Novelle des Versicherungsvertragsgesetzes (VVG) werden die Segmentierung im Außendienst weiter vorantreiben. Die strengeren Informationspflichten der Berater sowie die erhöhten Ansprüche an die Qualifikation sorgen dafür, dass nebenberuflich tätige Vermittler es künftig schwerer haben werden. Die Versicherer werden sich bei der Außendienstbetreuung auf Makler und die eigenen Vermittler konzentrieren. Sie können die neuen Qualitätsansprüche der Versicherer an die Kundenberatung am ehesten umsetzen.

Zielgerichteter Einsatz von Portalen

Die Steigerung der eigenen Vertriebs- und Verwaltungskapazität lässt sich am Besten mit einem bAV Portal für Finanzdienstleister, Arbeitgeber und dessen Arbeitnehmer realisieren. Ein derartiges Portal integriert sämtliche Beratungs-, Abschluss- und Administrationsvorgänge und sichert effiziente Geschäftsprozesse über die gesamte Wertschöpfungskette. Das ist auch dringend notwendig, da insbesondere die Administrationsvorgänge äußerst komplex sind, sind doch eine Vielzahl von Parteien beteiligt: Die Arbeitnehmer, die Versorgungseinrichtung, aber auch die Arbeitgeber und Behörden.
Damit nicht genug: Zwischen den einzelnen Stellen müssen ständig unterschiedlichste Informationen ausgetauscht werden. Es liegt also nahe, mit einem bAV-Portal eine einheitliche Anlaufstelle für die Bestandsdaten zu schaffen. Das Portal bietet Service- und Verwaltungsfunktionen, die die Gesamtabläufe drastisch vereinfachen. Außerdem erhöht es die gewünschte Marktdurchdringung. Mit Hilfe des Portals kann z. B. ein einziger Berater in einem großen Unternehmen Hunderte von Arbeitnehmern erreichen, anstatt mühsam jeden einzelnen zu kontaktieren. Gleichzeitig profitieren auch die jeweiligen Arbeitgeber, da deren Personalabteilungen anstatt einer Vielzahl nur einen Finanzdienstleister als Ansprechpartner haben.

Vorteile eines Portals

Adaptionsfähigkeit: Bei geänderten Marktbedingungen, gesetzlichen Vorschriften oder Kundenanforderungen lassen sich die Geschäftsprozesse einfach und effizient anpassen. Der Nutzen liegt in der flexiblen Anpassung an die Gesetzesänderungen, wie z. B. bei Veränderungen der sozialversicherungsrechtlichen Grundlagen und der Lohn- und Kirchensteuerpauschalisierung. Gemeint sind hier nicht nur die bereits beschlossenen Änderungen bis ins Jahr 2008, sondern auch die durch einen möglichen Regierungswechsel einschneidenden Änderungen in dem Altersvermögensgesetz.

Kostensenkung: Einen weiteren Vorteil bietet auch die flexible Adaption von eigenen Produkten und Teilprodukten, sowie die der Geschäftspartner. Mit der elektronischen Verknüpfung aller Kernprozesse sinken die Durchlaufzeiten signifikant und mit ihnen die Prozesskosten. Verschiedene Prozesse wie Anmeldungen, Beitragsmeldungen und Beendigungen werden direkt von der Personalabteilung oder vom Arbeitnehmer im Portal angestoßen und soweit möglich in elektronischer Form weiterverarbeitet. Aus den Transaktions- bzw. Prozessdaten werden laufend aktuelle Informationen über das Einkommen, den Familienstand etc. gewonnen, sie stellen exzellente Akquisemerkmale für Betriebsaktivitäten und Selektionen dar.

Kollaboration: Unabhängig von den Datenformaten und Systemlandschaften ist eine flexible Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern möglich. Dabei wird die Möglichkeit geschaffen, Partner für die Sicherung der Hinterbliebenenversorgung, der Absicherung der Berufs- und Erwerbsunfähigkeit und Partner für das Asset Management zu integrieren. Natürlich kann auch für die Sachbearbeitung effizient an Partner übertragen werden.

Intranet erleichtert Akquise

Das Intranet erleichtert die Akquise und als spezielles Kundenportal inklusive der Beitragssätze wird bei den Geschäftsbereichen in Industrie und Gewerbe für eine hohe Kundenbindung gesorgt. Die gewonnene Flexibilität der Geschäftsprozesse mittels des Portals ist auch deswegen besonders wichtig, da die Arbeitgeber grundsätzlich selbst entscheiden können, welche der fünf Durchführungswege sie anbieten. Grundsätzlich verstärkt ein bAV-Portal die Kooperation zwischen Arbeitgeber und Finanzdienstleister – zum beiderseitigen Vorteil. Ein Teil der Prozesse wird auf die Personalabteilung des Arbeitgebers bzw. den Arbeitnehmer verlagert, welche ihre Verträge selbst verwalten. Im Gegenzug kann der Finanzdienstleister die dadurch eingesparten Kosten in Form von Rabatten an die Kunden weitergeben, ohne schmerzliche Einschnitte der Margen verkraften zu müssen. Eigenständige Beratungs-, Abschluss- und Informationsmodule verringern die Abschlusskosten weiter – darüber hinaus wird auch die Verteilung von Druckstücken günstiger. Auch Doppelarbeiten, bislang ein lästiger Kostenfaktor, werden weitgehend vermieden. Üblicherweise werden vom Arbeitnehmer gemeldete Informationen beim Arbeitgeber in ein schriftliches Formular eingetragen, per Fax oder Post an den Finanzdienstleister weitergeleitet und dort digital erfasst. Mit dem Portal kann der Arbeitnehmer die Änderungen direkt digital eingeben und weiterleiten – ohne zusätzlichen Aufwand und Medienbrüche – 24 Stunden am Tag, sieben Tage die Woche, völlig unabhängig von irgendwelchen Geschäftszeiten. Aus Marketingsicht ergeben sich durch die Integration eines Mikroportals in das Intranet des Arbeitgebers weitere positive Eigenschaften. So werden die im Finanzdienstleistungsvertrieb bekannten Kaufbarrieren des Endkunden durch den vertrauten Zugang zum Intranet des Arbeitgebers mit gewohntem Erscheinungsbild gesenkt.

Auch Arbeitgeber profitieren

Auch Arbeitgeber profitieren. Bei all diesen Vorzügen für den Finanzdienstleister stellt sich zwangsläufig die Frage nach den Vorteilen für die Arbeitgeber. Anders ausgedrückt: Eine einheitliche Unternehmenspräsentation via Portal ist zweifelsohne rationell, attraktiv und kostengünstig für den Anbieter. Das erklärt aber noch nicht, warum auch von der Akzeptanz der Arbeitgeberseite ausgegangen werden kann. Die Antwort ist einfach: Weil die Prozesse auch für den Arbeitgeber wesentlich einfacher, schneller und günstiger werden. Beispielsweise stehen Informationen sofort und unbürokratisch zur Verfügung. Die Lagerung und das Ausfüllen von Formblättern entfallen weitgehend. Der Zugriff auf den Renten- bzw. Steuerrechner ist praktisch uneingeschränkt. Ein Portal hilft den Betreibern von Vorsorgelösungen den aktuellen Herausforderungen zu begegnen und sichert vorteilhafte Beziehungen für alle Parteien. Auch mit den bisher vorhandenen Vertriebskapazitäten lässt sich damit der Markt der bAV erschließen – und das könnte für die Zukunft des Anbieters schneller entscheidend werden als viele wahrhaben wollen.